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【越风团队】@所有企业,电子劳动合同时代来临!你准备好了吗?

更新时间:2020-05-02 18:53:21点击次数:290次

4月22日,北京市人社局发布消息称,将在本市率先推广使用电子劳动合同。

受疫情影响,往年热闹纷繁的春招,在今年变成了“家里蹲”模式,不少面试从线下改为线上进行。

面对中意的应聘者,签订劳动合同却让企业犯了难,不少顾问单位向本律师团队咨询:

“电子劳动合同有效吗?”

“劳动者不同意,想要纸质版的,怎么办?

“我自己制作的电子公章有用吗?”

“萧山企业要使用电子公章需要向哪些部门申请?”


电子劳动合同有效

电子劳动合同本质上与纸质劳动合同完全相同,只是改变了签订形式。

3月份,人社部针对北京市人社局提出的关于订立电子劳动合同有关问题进行回函。

同样地,浙江省人社厅《关于优化新业态劳动用工服务的指导意见》中就指出无论是否为新业态经济的用人单位,只要劳动者同意,在确保合同内容是双方的真实意愿、合同内容不被篡改的情况下,都可以签订电子劳动合同,非新业态经济的其他用人单位与劳动者签订劳动合同也适用此规定

劳动者同意才可使用电子劳动合同

团队关注到,无论是人社部还是浙江省人社厅,针对电子劳动合同的使用,均提到了“用人单位与劳动者协商一致”

因此,本团队提醒,企业在使用电子劳动合同前务必与劳动者提前沟通,并征得其同意。如果劳动者要求使用纸质版形式签订,则企业应当使用纸质合同。

电子公章需要认证

本团队查询到,目前上海市已经建立了印章公共服务平台,而全国其他城市正在加紧建设中…

非上海企业,是否还有其他电子公章认证途径可以选择呢?

团队建议,企业可以与第三方电子签名平台合作,完成电子合同的签署与管理。

根据北京日报的新闻,目前已有部分企业在电子劳动合同上有了初步的探索和应用。如中国国际技术智力合作公司(北京)、北京外企人力资源服务有限公司、北京东方慧博管理咨询有限公司、领天英才(北京)企业顾问有限公司等机构目前也都推出了电子劳动合同相关产品。(本团队与前述企业不存在任何利益关联,仅供参考。如需合作,务必仔细审查后再进行合作)

萧山还未推出电子公章认证服务

截止2020425日,就团队成员在萧山区行政服务中心实地走访调查,萧山区尚未推出电子公章认证服务。

法律顾问实操建议

01 协商一致要留痕

使用电子劳动合同一定程序上加重了用人单位的举证责任,为避免后续发生劳动争议,我们建议企业注意保存相关证据:

1、劳动者同意使用电子劳动合同的书面证据材料:如协议、聊天记录、视频、语音等;

2、证据保存期限至少保存二年备查(如果是第三方电子签名平台,须在劳动合同解除或终止后保存五年)。

02 完善规章制度

企业应依法制定或完善线上系统使用管理制度,如电子劳动合同使用条件、流程等等,作为用人单位劳动规章制度的组成部分。

当然,规章制度的修改应当经过民主程序和公示程序。

03 仔细审核第三方平台的资质

根据电子签名法第十七条的规定,第三方平台提供电子认证服务,应当具备下列条件:

(一)取得企业法人资格;

(二)具有与提供电子认证服务相适应的专业技术人员和管理人员;

(三)具有与提供电子认证服务相适应的资金和经营场所;

(四)具有符合国家安全标准的技术和设备;

(五)具有国家密码管理机构同意使用密码的证明文件;

(六)法律、行政法规规定的其他条件。

企业在选择该类平台时,可以要求其出具其名称、许可证号等信息。


我们认为,用人单位应从实际情况出发,充分考虑员工数量、劳动合同签订频率、员工的地域分布、员工对电子劳动合同的接受度等因素,综合判断是否采用电子劳动合同以及进行劳动人事管理的必要性。

电子劳动合同推广的初衷在于优化营商环境、便民利企;在遵守法律法规的大前提下,没有完全正确的“标准答案”,只有切合自身需求的“私人订制”才是最好的!

(编辑:越风团队)

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